档案管理即对档案实体和档案信息进行管理并提供借助服务的各项业务工作，也就是说其功能用途不止是记录，其更为要紧的价值在于可以对以后的工作拓展和建设进步提供信息参考。在今天，为了提高档案管理的效率和水平，更好地发挥出档案价值，大家应当切实抓好档案管理的信息化建设工作。

1、档案管理信息化建设的必要性

在传统的档案管理工作模式下，不论是档案的采集、整理、保管还是鉴别、统计、借助，全部都需要人工亲力亲为地去完成，不过在真实的状况下，档案信息量和档案实体数目都很之大，员工想要完成有关的档案管理工作，需要付出很多的精力，而且容易出现错误，在档案的借助方面更是很难全方位发挥出档案信息的价值，由于依赖人工非常难从巨量的档案中全方位提取、深层次挖掘有用的信息，出现遗漏是常有些事，档案信息的共享程度也很低，这就最后导致了档案管理工作效率和水平过低的状况出现。而通过信息化的建设，大家则可以有效解决上述问题，不仅能够在非常大程度上降低档案管理职员的工作重压，更能使档案管理不论是保存、查看、提取还是剖析等都愈加迅速、全方位、精准，同时还能达成大范围的高效数据信息共享，如此一来便可以显著提高档案管理工作的效率和水平，更好地发挥出档案价值，所以在目前加大档案管理信息化建设是很必要的。

2、档案管理信息化建设的渠道

（一）健全档案管理的信息化平台建设。档案管理的信息化建设第一需要的是一套完善的信息化平台，这是进行信息化档案管理的基础条件，因此大家需要健全档案管理的信息化平台建设，依据档案管理工作的具体内容、环节及其特征和需要，设计平台的结构，以模块化的平台设计，对应档案的采集、整理、保管、鉴别、统计、借助等工作，为档案管理提供健全的功能，以辅助档案管理工作有效拓展。另外，档案管理信息化平台的建设还需要考虑到共享的问题，所以应当设计标准化的内、外部访问接口，以便捷对档案信息的访问，提升档案的借助效率。

（二）强化档案管理信息化的安全建设。档案管理信息化的安全建设主要包含两个方面：第一个方面是环境安全建设，即要确保档案管理信息化平台所在服务器处于一个安全的环境当中，预防环境温度、湿度过高，或是发生失火等意料之外状况，对服务器导致物理性破坏。第二个方面是要加大互联网安全建设，通过访问控制、攻击监控、用户认证等机制，保护档案资料安全，预防外部的不法入侵，确保档案信息数据的完整性、可用性、保密性、可控性。另外，还应当实行定时备份机制，假如档案遭到破坏，以便于恢复，尽可能降低损失，档案备份应以异地备份为主要方法。

（三）积极推进档案管理信息化的规范体系建设。档案管理信息化决不止是档案的录入、扫描和互联网传输，每一个步骤都应有其相应的规范，如此才能预防档案管理工作不够规范、统一所带来的一系列问题。所以，大家应当积极推进档案管理信息化的规范体系建设，确保信息化技术条件下的档案管理工作可以规范、有序的拓展。具体来讲，应付档案资料的归档、管理，档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查看、交换与用等过程拟定统一的技术指标，如音频文件根据统一格式进行转化、扫描件要达到统一明确度，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，使档案信息化工作有章可循。

（四）看重档案管理信息化的人才队伍建设。虽然信息化的平台和技术条件可以减轻档案管理职员的重压，但档案管理职员依旧是影响档案管理水平、效率及其借助价值的决定性原因，所以大家需要看重档案管理信息化的人才队伍建设。为提升档案管理信息化人才队伍综合素质，有必要加大定向培训力度，加大对档案管理职员的继续教育工作，提升档案管理职员的专业常识、业务技能、档案管理信息化技术。可按期组织业务人员培训及专业技术培训，使档案管理职员学会局域网、互联网设施、数据库、网站、软件系统等信息技术和档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史、档案管理学等档案专业常识，成为复合型的档案专业人才，同时需要档案管理职员拥有好的职业素养、较强的发展革新意识。

除去上面所提到的什么时间以外，档案管理信息化建设还需要重点做到的是对档案信息的深度价值开发和借助，借用计算机的运算能力与专业的数据软件，对档案信息进行全方位、深度的扫描、剖析，重构档案数据信息之间的联系，从中提取有价值的信息资源。

3、结语

目前，通过信息化建设才能提高档案管理工作的效率和水平，更好地发挥出档案价值，所以大家应当对档案管理信息化建设的渠道展开积极的研究、探讨与实践，确保档案管理信息化建设可以顺利地向前推进。